Gestão de Igrejas
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O Papel da Secretaria na Igreja Evangélica – Parte 2


No artigo anterior falamos da importância da Secretaria da Igreja, enumeramos as qualidades que deve ter o bom secretário e descrevemos, ainda que de forma genérica e superficial as tarefas atribuídas a este departamento.

A nossa intenção ao escrever este artigo é encorajar os irmãos e irmãs que em algum momento sentem no coração o chamado, mas ficam receosos em aceitar essa incumbência quanto de fato são indicados, abdicando desta importante tarefa que em muito pode ajudar no crescimento da sua igreja.

É sabido que muitas pessoas tem vontade, tem ideias, tem sugestões para melhorar e alavancar o crescimento da igreja e as vezes por não possuir maiores conhecimentos se retrai e as vezes até se distancia da liderança da igreja para não ter que enfrentar uma provável indicação. Com isso todos perdem, a igreja por ser um órgão coletivo, não tem dono, ela é de todos e todos devem colaborar de alguma forma.

O medo que algumas pessoas têm de assumir de fato uma função sempre tem uma explicação plausível, uns por não terem tempo, outros por não ter ou achar que não possuem os conhecimentos apropriados e isso não se justifica, em primeiro plano em vista da nobreza da função a ser desempenhada e também porque ninguém sabe tudo, desempenhar funções na igreja é sempre um aprendizado e quando se tem experiência em vista de outros trabalhos já desempenhados é um upgrade, um incremento no seu conhecimento e isso é algo que não se perde.

Entre os maiores medos dos prováveis candidatos a Secretário está a confecção das atas das reuniões e por esse motivo escrevemos esse artigo e vamos dar algumas dicas para você melhorar ou perder um pouco do receio de fazer uma ata, obviamente que este é um assunto muito extenso e não dá para esgotá-lo em um único artigo, entretanto, vamos dar uma pincelada em cada tópico e resumidamente vamos de cada parte, inclusive dando a definição dos passos.

Vamos lá então!

A organização dos registros históricos, a redação das atas e o controle e arquivo das correspondências além de ser uma rotina obrigatória no âmbito das igrejas é também um fator determinante na boa organização e consequente sucesso e crescimento organizacional da mesma.

O que é uma Ata?

É a forma de se registrar ou relatar em um documento tudo que se passou numa reunião, congresso ou assembleia que pode ser ordinária ou extraordinária. Na confecção da ata recomenda-se utilizar uma linguagem simples, entretanto, clara e objetiva, não utilizar parágrafos a fim de evitar que sejam incluídas novas informações após a ata ter sido aprovada.

Na confecção da ata deve-se constar o nome completo das pessoas, mesmo na reincidência de sua fala ou proposição, visto que a ata é um documento que vai ficar para a história da instituição e como sabemos, o povo brasileiro tem memória curta, então quanto mais informações, melhor.

Principais características na elaboração de uma ata:

  • O texto da ata deve ser contínuo, obviamente que deve obedecer as regras da boa ortografia, entretanto, não deve conter parágrafos ou listas de itens, deve ser redigido de forma reduzida como se fosse um único e longo parágrafo, não se permitindo espaços em branco;
  • Quaisquer citações a valores, números, quantias, datas e outras expressões que podem ser representadas por números ou cifras devem ser sempre representadas por extenso;
  • Não se deve usar abreviaturas ou siglas;
  • Não se referir a pessoas utilizando alcunhas, apelidos ou somente o primeiro nome, sempre nomes completos;
  • Não deve conter emendas, rasuras e também não utilizar corretivo;
  • Os verbos utilizados para descrever as ações deve ser sempre no pretérito perfeito do indicativo (falou, confirmou, pediu, decidiu, perguntou…).

De maneira geral a Ata deve ser composta de:

Título: É a identificação da reunião que está sendo relatada. Exemplo: Ata de posse da diretoria eleita para o biênio 2016/2017.

Abertura: É o início da ata propriamente dita, deve se iniciar pela data por extenso, o horário, o local, com nome e endereço completo e o nome dos participantes, as pessoas com cargos devem ser relacionadas nominalmente, uma a uma com o seu respectivo cargo, os grupos de pessoas devem ser relacionados apenas com o nome do grupo a que pertencem, exemplo: “presentes os membros do Conselho Fiscal”, é também importante registrar quem presidiu e quem secretariou ou foi chamado para secretariar a reunião, se houve uma convocação, é importante registrar na ata que em cumprimento a convocação, se houver um número mínimo de presentes para se dar abertura na reunião, tudo isso deve ser registrado.

Assunto Tratado ou Ordem do Dia: É onde descrevemos o assunto tratado e as decisões que foram tomadas, após a avaliação e a discussão dos assuntos que motivaram a reunião, é interessante registrarmos as ações que serão efetivamente tomadas e as pessoas, grupos de pessoas ou departamentos que ficarão responsáveis para executar ou coordenar a execução destas ações.

Partindo do princípio de que nada acontece sozinho ou de per si, é importante deixar registrado os responsáveis, métodos, meios, prazos e as medidas que serão tomadas para que as ações deliberadas aconteçam de fato, inclusive, destacando se for o caso, quem ou quais pessoas ficarão responsáveis por acompanhar o projeto ou plano aprovado para que ele NÃO FIQUE SÓ NO PAPEL.

Tomar decisões e não agir em favor delas significa reuniões improdutivas e sem resultado, desmotivando líderes e membresia, entretanto, se existe uma cobrança e acompanhamento e a consequente prestação de contas nas reuniões posteriores o projeto avança e ocorre um ciclo constante de melhorias e integração.

Encerramento: É a finalização do documento, colocamos os agradecimentos do presidente aos presentes, registramos o nome de quem redigiu a ata e as respectivas assinaturas, também é importante detalhar a hora que a reunião terminou.

A ata só tem validade se aprovada pelos presentes ou por quem, em tese e se necessário, tem direito a voto. A leitura e aprovação da ata pode ser feita na reunião seguinte quando se tem reuniões periódicas, fazendo constar na ata daquela reunião, entretanto, se este não for o caso, principalmente em se tratando de assembleia, é importante que a confecção e a leitura da ata seja feita no dia da reunião até mesmo para que os presentes possam fazer as observações necessárias, a mesma possa ser aprovada e encaminhada para o respectivo registro em cartório, se houver necessidade.

No link abaixo temos o exemplo de uma ata, onde observamos tudo que foi escrito acima e que pode ser utilizado como modelo para suas futuras atas:

Registro em Cartório

Não existe nenhuma obrigatoriedade do registro das atas em cartório, a não ser o registro do próprio estatuto da criação da entidade, entretanto, algumas reuniões tem importância tamanha que merecem ser registradas para se evitar qualquer questionamento quanto a sua legitimidade.

Atas de Eleição da Mesa Diretora, Posse da Mesa Diretora, Autorizações para compra de Terrenos, Prédios, reuniões com assuntos polêmicos devem ser bem redigidas e registradas em cartório, as Atas de Posse da Mesa Diretora são requisitadas pelos bancos para abertura e manutenção da conta corrente da igreja.

Nos aplicativos de gerenciamento de igrejas da SN System’s temos uma rotina específica para o controle e arquivo das atas de reuniões, a rotina não confecciona a ata sozinha, ela deve ser digitada, o programa salva numa pasta específica facilitando a busca e edição das atas quanto necessário.

Na rotina que funciona em integração com o Word da Microsoft é possível também salvar e ler arquivos no formato pdf, bmp e jpg para os casos de atas registradas em cartório.


Diretor e Chefe de Desenvolvimento na SN System's. Maurício também é especialista no 3º Setor, com muitos anos de experiência em administração pública e eclesiástica.

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