O Papel da Secretaria na Igreja Evangélica – Parte 3

No artigo anterior falamos sobre a confecção de atas, seus principais tópicos, as técnicas de redação, registro em cartório e demais especificações deste importante documento no meio evangélico.

No artigo de hoje vamos falar da organização, propriamente dita, na Secretaria da Igreja Evangélica, de onde partir, o que fazer primeiro, definição das prioridades e quais ferramentas utilizar para cada tarefa.

Como já repetido, por várias vezes, a Secretaria tem um papel fundamental no crescimento e na organização das igrejas, o próprio secretário deve elaborar uma rotina a ser seguida, visto que cada igreja, cada gestor tem uma forma própria de administrar.

O Secretário tem que ter em mente que a razão da ser da igreja é o membro, ele é a figura das mais importantes no seio da cristandade, seja porque de um lado é com os dízimos da membresia que a igreja se mantém como instituição e de outro porque ela é a destinatária da palavra e dos ensinamentos que unem o povo cristão em torno de um único ideal, a salvação em Cristo Jesus.

Não é possível se conceber uma igreja sem a sua membresia.

Desta forma, o Secretário ou Secretária deve dispensar uma atenção especial, diria até refinada no trato com a membresia, deve manter controles apurados, individual de cada membro e família onde seja possível obter o endereço, telefone, celular e outras informações de interesse que possam ser utilizada em algum momento pela igreja.

Em igrejas de porte médio e grande é altamente recomendado que o Secretário possa contar com auxiliares, se possível com vínculo de emprego com a igreja, para desempenhar tarefas do dia a dia da instituição.

O Secretário deve, como já dissemos, ter uma rotina e uma forma própria de trabalho, entretanto pode lançar mão de algumas ferramentas para o melhor controle de sua membresia:

Ficha de Cadastro de Membro

É importantíssima, obviamente que cada igreja deve adaptar a ficha as suas próprias necessidades e a sua forma de administração, ela deve estar sempre atualizada e refletir com exatidão os dados dos membros, é importante que as informações constantes das fichas estejam divididas em blocos, exemplo – Dados Pessoais, Dados Familiares, Dados Profissionais e Dados Ministeriais.

Credencial de Membro

Importante para algumas, desnecessária para outras, a credencial de membro ou carteirinha de membro é documento de identificação do crente, igrejas tradicionais já fazem uso desta ferramenta há muito tempo, algumas igreja dispensam o seu uso.

Com o avanço da tecnologia e dos sistemas de impressão hoje podemos criar esses documentos com visual moderno, incluir a foto digitalizada do seu titular, incluir o timbre da igreja; também é possível imprimir em papel e depois plastificar ou ainda fazer a impressão em PVC o que lhe confere um ar de moderno e clássico.

Correspondências

Vivemos hoje na chamada “Era da Informação”, a comunicação nunca esteve tão em alta, as redes sociais dão o tom do avanço, é tudo muito rápido, quase no mesmo minuto se tem a resposta do chamado, entretanto, a comunicação escrita, aquela que ainda colocamos no correio ainda está longe de acabar, desta forma temos duas formas distintas, porém eficientes de comunicação e não se pode abrir mão de nenhuma delas.

Exemplo de correspondências das quais o Secretário tem que cuidar.

• Cartas de Aniversário;
• Cartas de Recomendação;
• Cartas de Mudança;
• Convites para Eventos.

Controle dos Batismos

Digamos que, á grosso modo, o candidato ao batismo é um pretendente da igreja, é no batismo que o membro confirma o seu vínculo, a sua união em espírito com a mesma, passando a partir daí a ter uma responsabilidade, um compromisso mais sério com os atos, e porque não dizer, com os fatos e acontecimentos da igreja.

Nestas palavras é possível perceber a importância deste acontecimento para a igreja e cabe ao Secretário promover a organização de toda a rotina para a preparação do batismo.

Informatizar para Organizar

Imaginemos que o Pastor Presidente de uma determinada igreja requisite de seu Secretário todos os membros que ingressaram nos quadros nos últimos cinco anos e que agora não estejam mais frequentando a igreja.

Obviamente que essa  é uma situação hipotética, mais na vida real ela poderia ainda ter mais variáveis, o pastor poderia incluir por exemplo, os que não estão em dia com os dízimos ou com a Santa Ceia.

Como Resolver essa Questão?

Se isso só acontece de vez em quando e você não tem essas informações de forma eletrônica, o jeito é correr ficha a ficha e ir separando aquelas que satisfazem o pedido do gestor, mas espera ai, o pastor  deseja somente aqueles que não estão em dia com o dízimo, essa informação não é do meu departamento, o que fazer agora?

Tenho que pegar as fichas que separei e sentar com o tesoureiro para separar somente aqueles que atendem a demanda do pastor, ou seja, não estão em dia com o dízimo.

Acrescente-se a essa dificuldade que o pastor não quer as fichas, ele quer uma lista, por exemplo, com e-mail e telefone; então, agora de posse das fichas, la vai o secretária digitar os dados obtidos na separação das mesmas.

É muito trabalho não é mesmo?

É por isso que existem os sistemas de informática, e mais ainda os sistemas voltados à gestão de igrejas.

Toda essa trabalheira que descrevemos acima poderia ser realizada em poucos minutos e com muita precisão.

Os nossos programas para igrejas contam com rotinas para todas essas tarefas que descrevemos e muito mais, não adianta informatizar a desorganização, conte com a nossa experiência de 20 anos de mercado, ajudando as igrejas a ser organizarem e crescer com segurança de quem sabe os caminhos que trilha.